Aktualności

W niniejszym artykule zostaną przedstawione skutki śmierci pracownika w trakcie trwania stosunku pracy. Dodatkowo wskażemy, jakie obowiązki nałożono na pracodawcę w przypadku, gdy pracownikowi przysługiwałby do wypłaty środki pieniężne, np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2018.917 t.j. z dnia 2018.05.16), dalej jako: kp,
• ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2018.1270 t.j. z dnia 2018.06.29), dalej jako: ustawa o FUS,
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2018.1509 t.j. z dnia 2018.08.08), dalej jako: ustawa o PIT,
• ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz.U.2018.644 t.j. z dnia 2018.03.30), dalej jako: upsd,

Jedną z charakterystycznych cech stosunku pracy jest to, że pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki osobiście. W konsekwencji, nie może on posługiwać się żadnymi podwykonawcami czy zastępcami przy sprawowaniu służbowych obowiązków. Powstaje zatem do rozstrzygnięcia kwestia, co dzieje się ze stosunkiem pracy w przypadku śmierci pracownika.

Rozważania należy zacząć do art. 631 kp, zgodnie z którym wraz ze śmiercią pracownika stosunek pracy wygasa. Warto odróżnić wygaśnięcie stosunku pracy od jego rozwiązania. O ile w przypadku rozwiązania wymagane jest podjęcie pewnych działań przez którąś ze stron stosunku pracy (np. złożenie oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu z zachowaniem okresu wypowiedzenia, tzw. wypowiedzenie umowy o pracę), to wygaśnięcie następuje z mocy prawa, na skutek spełnienia się określonego w ustawie zdarzenia - obok śmierci pracownika można wymienić np. nieobecność pracownika z powodu tymczasowego aresztowania trwającą powyżej 3 miesięcy.

Warto zauważyć, że na skutek śmierci pracownika współpraca z nim najczęściej kończy się w najmniej spodziewanym momencie. Pracownik zazwyczaj przed zgonem przepracował kilka-kilkanaście dni, za które należałoby się mu wynagrodzenie, jak również nie wykorzystał pełnego urlopu wypoczynkowego - za który przysługiwałby mu ekwiwalent pieniężny. Wobec tego, w kodeksie pracy przewidziano obowiązek rozliczenia się pracodawcy z rodziną zmarłego pracownika z środków pieniężnych przysługujących temu pracownikowi.

Zgodnie z art. 631 §2 kp, prawa majątkowe przechodzą po śmierci pracownika na bliskie mu osoby. Przepis wyróżnia dwie kategorie uprawnionych osób:

a) małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, albo

b) spadkobierców.

Tym samym wskazać należy, że ustawodawca wprowadził kaskadowe rozwiązanie. W przypadku, gdy zmarły pracownik nie pozostawił żadnej osoby należącej do kategorii a), prawa majątkowe podlegać będą dziedziczeniu na rzecz spadkobierców na ogólnych zasadach regulowanych w kodeksie cywilnym.

Należy wskazać za prof. Krzysztofem Baranem, że „Pracodawca jest zobligowany samodzielnie ustalić krąg uprawnionych osób.” (Baran Krzysztof W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV) Tym samym to właśnie pracodawca powinien z własnej inicjatywy podjąć działania mające na celu wyjaśnienie, komu należy przekazać środki majątkowe pozostałe po zmarłym pracowniku.

Z racji tego, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie kręgu uprawnionych osób do wypłaty środków po zmarłym pracowniku, warto zadbać, by w staranny sposób udokumentować czynności z tym związane. Wobec tego, ustalenia powinny zostać poparte np. mailami. Jeżeli zaś przekazanie środków pieniężnych następuje na rzecz osób zaliczonych do ww. kategorii a), warto uzyskać ze strony beneficjenta tych środków pisemne oświadczenie, zgodnie z którym według jego wiedzy nie występują inne osoby uprawnione do pobrania renty rodzinnej.

Mając na uwadze powyższe, warto pokrótce przeanalizować, według której reguły wynagrodzenie po zmarłym pracowniku przejdzie na rzecz bliskich mu osób, a także jakie dodatkowe obowiązki nałożono na pracodawcę.

ad a) Osoby uprawnione do renty rodzinnej

Podstawa wskazana w pkt a) jest rozwiązaniem, które z założenia ma uprościć przekazanie rodzinie środków należnych po zmarłym pracowniku, gdyż jest niezależne od losów postępowania spadkowego, które – jak wiadomo – może okazać się długoletnim procesem. Niejednokrotnie może zdarzyć się sytuacja, w której dany członek rodziny będzie powołany do spadku, a jednocześnie nie otrzyma środków po zmarłym pracowniku.

Uprawnienie do renty rodzinnej regulują art. 68-71 ustawy o FUS. Ustawa wskazuje, którzy członkowie rodziny i przy spełnieniu jakich warunków mogą ubiegać się o udzielenie renty. W dużym skrócie można wymienić następujących członków rodziny:

a) dzieci, które nie ukończyły 16 roku życia, a jeżeli kontynuują naukę po przekroczeniu tego wieku – do osiągnięcia 25 roku życia,

b) dzieci niezdolne do samodzielnej egzystencji – bez względu na wiek,

c) wdowa lub wdowiec po zmarłym pracowniku, jeżeli są starsi niż 50 lat lub wychowują dzieci,

d) rodzice zmarłego, jeżeli przyczyniał się on do ich utrzymania,

Warto jednak zaznaczyć, że ustawa o FUS reguluje w szczegółowy sposób przesłanki przyznania renty, a także wiele kazuistycznych wyjątków, zatem zalecić należy pracodawcom, by każdorazowo sięgali do wskazanych wcześniej przepisów. Gdy pracodawca ustali, kto jest uprawniony do renty, powinien on podzielić prawa majątkowe po zmarłym pracowniku w częściach równych pomiędzy wszystkich członków rodziny.

Należy również przedstawić, że w przypadku dokonania wypłaty środków pieniężnych na omawianej podstawie, po stronie beneficjenta środków powstanie przychód na podstawie art. 18 ustawy o PIT. Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach wyrażone w interpretacji z dnia 28 lipca 2014 r., sygn. akt: IBPBII/1/415-365/14/BJ: Prawa majątkowe z tytułu uposażenia po zmarłym pracowniku stanowią, co do zasady przychody, o których mowa w art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w sytuacji, gdy są one wypłacane osobom spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl powołanych przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W takiej sytuacji pracodawca, będący płatnikiem PIT, powinien przy wypłacie środków na rzecz rodziny zmarłego pracownika potrącić należy podatek i przekazać do go urzędu skarbowego, a także złożyć w imieniu pracownika deklarację PIT-11. Ponadto deklaracja PIT-11 powinna zostać wystawiona na rzecz członków rodziny, przy czym jako podstawę przekazania środków należy wskazać art. 18 ustawy o PIT.

Dodać należy, że od środków wypłacanych na tej podstawie nie potrąca się składek z tytułu ubezpieczeń społecznych (ZUS).

ad b) Spadkobiercy

Jeżeli w toku ustaleń pracodawcy okaże się, że żaden z członków rodziny nie jest uprawniony do renty na podstawie art. 68-71 ustawy o FUS (np. pracownik pozostawił po sobie pełnoletnie, samodzielne dzieci), to zaległe wynagrodzenie i ekwiwalent za niewykorzystany urlop przechodzą na rzecz jego spadkobierców na zasadach ogólnych. Dla pracodawcy oznacza to, że powinien on wstrzymać się z wypłatą środków do czasu zakończenia postępowania spadkowego po zmarłym pracowniku.

Konsekwencją tego stanu rzeczy jest to, że pracodawca może przekazać zaległe wynagrodzenie i ekwiwalent na rzecz członków rodziny zmarłego pracownika dopiero wtedy, gdy okażą oni stosowny dokument, tj:

I. notarialne poświadczenie dziedziczenia,

II. prawomocne postanowienie w przedmiocie nabycia spadku.

Wypłata następuje w proporcji wynikającej z tych dokumentów (np. córka posiada udział w jednej czwartej spadku – powinna otrzymać jedną czwartą środków) – zatem powszechna będzie sytuacja, gdy poszczególni członkowie rodziny otrzymają kwoty w różnych wysokościach.

Wobec tego, że środki przekazywane na tej podstawie trafiają do tzw. masy spadkowej, nie zostają one obciążone podatkiem PIT. Tym samym, pracodawca powinien wypłacić całość środków (kwotę brutto) na rzecz uprawnionych spadkobierców, zaś po ich stronie powstaje obowiązek podatkowy z tytułu podatku od spadków i darowizn. Potwierdza to również powołana wcześniej interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Podatek ten spadkobiercy deklarują i ewentualnie regulują samodzielnie, bez udziału pracodawcy, zatem dalsze omówienie skutków na gruncie uspd nie jest przedmiotem niniejszej analizy.

Łódź, dnia 27 listopada 2018 r.

aplikant radcowski Bartosz Szrama