Aktualności

Od 1 stycznia 2025 r. większość podmiotów publicznych będzie komunikować się za pośrednictwem skrzynki do doręczeń elektronicznych.

E-Doręczenia stanowią odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, które dotychczas były doręczane tradycyjnie za pośrednictwem Poczty Polskiej. Elektroniczne doręczenia są prawnie równoważne z odbiorem tradycyjnej przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbiór. Ta sama zasada dotyczy również wysyłania korespondencji do organu administracji publicznej.   

W tym celu ustawodawca przewidział obligatoryjne terminy wprowadzenia przez podmioty publiczne oraz firmy adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Adresu do doręczeń elektronicznych nie należy utożsamiać z ogólnodostępnym adresem skrzynki elektronicznej (tj. adresem e-mail, którym dany podmiot posiłkuje się na co dzień np. w domenie gmail, outlook, itd.), jak i również platformą e-PUAP.

Założenie ADE należy poczytywać jako wyłączną formę doręczania korespondencji urzędowej, więc od chwili założenia skrzynki do e-Doręczeń, organy publiczne będą dokonywać doręczeń pism jedynie w formie elektronicznej. W przypadku korespondencji skierowanej do podmiotu nieposiadającego elektronicznego adresu do doręczeń, organ publiczny będzie kierował pisma urzędowe przy wykorzystaniu usługi hybrydowej. Usługa ta oznacza, że urząd będzie przygotowywał e-korespondencję, która następnie jest automatycznie drukowana, pakowania i wysyłana przez Pocztę Polską.  

Pomimo nałożenia przez ustawodawcę na podmioty niepubliczne obowiązku korzystania od określonego czasu z elektronicznych doręczeń, pozostawiono im swobodę wyboru, czy przedmiotowe usługi będą wykonywane za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czy kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

W przypadku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Kwalifikowani dostawcy usług (KDU) to podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostali wpisani do rejestru dostawców usług zaufania.

Zgodnie z przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.), ustawodawca przewidział dla poszczególnych podmiotów następujące terminy od których należy posługiwać się adresem do doręczeń elektronicznych:

1. Podmioty wpisane do KRS:
   1. Podmioty zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r. – od 1 kwietnia 2025 r.,
   2. Przedsiębiorcy rejestrujący działalność od 1 stycznia 2025 r. – od 1 stycznia 2025 r., wraz z wnioskiem o rejestrację.
2. Podmioty wpisane do CEIDG:
   1. Podmioty zarejestrowane do 31 grudnia 2024 r. – od 1 października 2026 r.,
   2. Podmioty zarejestrowane do 31 grudnia 2024 r., które złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 30 czerwca 2025 r. – w chwili składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG,
   3. Podmioty rejestrujące się od 1 stycznia 2025 r. – w chwili rejestracji działalności w CEIDG.

W przypadku doręczenia bądź wysłania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych, operator usługi każdorazowo wystawia dowód wysłania bądź dowód odebrania. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.e.), zaś przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.e.).

W związku z powyższym nasuwa się pytanie, co w sytuacji niepodjęcia korespondencji po jej wpływie na adres skrzynki do e-Doręczeń? W tym celu ustawodawca przewidział instytucję zbliżoną do tzw. awizo, czyli korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Na marginesie należy wskazać, że w przypadku obywateli nieprowadzących działalności gospodarczej, usługa korzystania z e-Doręczeń ma charakter dobrowolny. Należy jednak pamiętać,  że w sytuacji podjęcia decyzji o założeniu skrzynki do e-Doręczeń jako obywatel, konieczne jest założenie również oddzielnej skrzynki dla swojej firmy. W powyższym przypadku nie można posługiwać się tym samym adresem dla korespondencji doręczanej bądź odbieranej jako obywatel jak i jako przedsiębiorca.  

 

Autor: Joanna Dziedzic- aplikantka radcowska w Kancelarii Radców Prawnych PRIMO LEGE