Aktualności

Wraz z rozpoczęciem prac nad Ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, pojęcie compliance pojawia się coraz częściej w pytaniach zadawanych nam przez przedsiębiorców. Trudno się dziwić – kary przewidywane przez ustawę są bardzo wysokie i mogą mieć katastrofalne skutki dla firmy. Metodą na uniknięcie wszelkich błędów związanych ze zgodnością działalności gospodarczej z prawem jest wdrożenie Compliance Management System (systemu zarządzania zgodnością). W jaki sposób należy to zrobić? 

Co to jest compliance? 

Compliance jest pojęciem niezwykle szerokim. Tłumaczone jako „zgodność, spełnienie”, w kontekście prawnym należy rozumieć jako zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i innymi regulacjami przyjętymi dobrowolnie (kodeks etyczny, regulamin, uchwały zarządu). Wdrożenie systemu compliance w przedsiębiorstwie może być zatem rozumiane jako wprowadzenie w danym podmiocie wewnętrznych procesów i innych działań w celu wyeliminowania nadużyć lub naruszeń prawa, nieprawidłowych lub nieetycznych praktyk, wprowadzenia mechanizmów kontrolnych oraz zarządzania ryzykiem operacyjnym. Na jego skuteczność istotny wpływ ma wiele elementów, dlatego powinien być „szyty na miarę” – nie tylko każda branża ma swoją specyfikę, ale również każde przedsiębiorstwo.  

Jest to więc działanie kompleksowe, które początkowo wymaga odpowiednich działań, obserwacji i analiz, a finalnie staje się istotnym elementem kultury danej firmy. 

Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych – jakie zmiany zostaną wprowadzone?

Opracowywane obecnie przepisy Ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary będą obligowały przedsiębiorstwa do sprawdzania swoich pracowników oraz kontrahentów. Weryfikacja powinna przebiegać na podstawie ogólnodostępnych informacji (np. CEIDG, KRS), ale również poprzez zdefiniowanie wobec nich określonych wymagań i regularne sprawdzanie, czy wciąż są one spełniane. 

Przedsiębiorstwo może być odpowiedzialne za przestępstwa popełniane przez swoich podwykonawców czy pracowników, jeśli choćby pośrednio uzyskało korzyść z jego popełnienia (np. zapłacono cenę niższa niż rynkowa za usługę, której sposób wykonania nie był zgodny z prawem). Jeśli więc wprowadzono system compliance, wszystkie działania powinny być szczegółowo dokumentowane, aby – w sytuacji kontroli – być w stanie wykazać odpowiednio podejmowane działania zapobiegawcze.

Zalety wdrożenia Compliance Management System (CMS) 

System zarządzania zgodnością (ang. Compliance Management System), który jest kompleksowo wdrożony w firmie, znacznie podnosi jej konkurencyjność na rynku. Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie wskazuje, że dzięki niemu przedsiębiorstwo budzi większe zaufanie wśród inwestorów i wzmacnia bezpieczeństwo organizacji jako takiej. Bardzo pozytywnie wpływa również na jakość usług kontrahenckich oraz niweluję liczbę nadużyć wśród pracowników.

Dzięki analizie ryzyka, CMS pozwala na celniejsze podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych – dzięki nim, przedsiębiorca ma świadomość wysokości strat przy ewentualnej porażce bądź zaistnieniu przewidzianego wcześniej zagrożenia. Choć aktualnie nie ma prawnego obowiązku jego wprowadzenia, to jednak widoczne są tendencje, które zmierzają do takiego rozwiązania. Wprowadzenie CMS w firmie jest zatem ważną decyzją strategiczną.

Wdrożenie compliance – od czego zacząć?

Aby skutecznie wdrożyć system compliance, warto podjąć działania zarówno wewnętrzne, jak zewnętrzne. 

Do działań wewnętrznych należy przygotowanie regulacji obejmujących pracowników i kadrę kierowniczą przedsiębiorstwa, chociażby w formie regulaminów lub uchwał zarządu. W tej kwestii bardzo ważna jest również analiza rynku braku zgodności, a także przeszkolenie pracowników z zakresu compliance i uświadomienie ich, że każda z wykonywanych przez nich czynności, w przypadku jej niezgodności z prawem, może mieć negatywne konsekwencje dla przedsiębiorstwa.

Przy podejmowaniu działań zewnętrznych, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na uczciwość w relacjach z innymi podmiotami – zarówno w zakresie oczywistym, czyli zgodności umów z przepisami prawa, jak i ochrony danych osobowych czy informacji, zachowania tajemnicy handlowej oraz etyki zawodowej, a także weryfikacji swoich kontrahentów w kontekście nadużyć, na przykład w kontekście przepisów VAT. 

Kim jest Compliance Officer?

System zarządzania zgodnością jest bardzo złożony i dotyka każdego aspektu działalności firmy, a wdrożenie procedur zajmuje często bardzo dużo czasu. Osobą, której można powierzyć odpowiedzialność wprowadzenia i utrzymania systemu compliance, jest Compliance Officer (określany też często mianem specjalista/kierownik/koordynator ds. zgodności). Do jego zadań najczęściej należy analiza ryzyka, kreowanie i wdrażanie procedur przeciwdziałających lub zwalczających istniejące naruszenia, ochrona danych osobowych i informacji poufnych, a także przyjmowanie zgłoszeń dotyczących nadużyć oraz edukacja pracowników. Powinien więc zatem posiadać uprawnienia kontrolne, które pozwolą utworzyć system raportowania, aby kierownictwo mogło być na bieżąco informowane o braku ryzyku niezgodności z prawem działań przedsiębiorstwa. 

Aby compliance działało efektywnie, Compliance Officer powinien mieć właściwie nieograniczony dostęp do informacji dotyczących przedsiębiorstwa. 

Compliance jako długoterminowa inwestycja

Wielu polskich przedsiębiorców wstrzymuje się z wdrażaniem procedur compliance ze względu na wysokie koszty. Oczywistym jest, że rozwiązanie to jest kompleksowe, jednak w perspektywie planowanych zmian w prawie na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, które przewidują sankcje sięgające nawet 30 milionów złotych, to właśnie compliance jest skutecznym sposobem na ich uniknięcie. CMS jest zatem długoterminową inwestycją, która może uchronić przedsiębiorstwo przez krytycznymi decyzjami. 

 

Jeśli potrzebują Państwo pomocy we wdrożeniu compliance lub mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z CMS, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.