Aktualności

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług - Faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Powyższe oznacza, że faktura VAT powinna zawierać w sobie kolejny numer nadany jej przez podatnika w ramach jednej serii. Faktury powinny być tak ponumerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania – t.j. każda faktura musi mieć nadany kolejny numer następujący jeden po drugim z zachowaniem chronologicznego porządku, gdzie każda kolejna faktura powinna mieć numer o jeden wyższy od poprzedniego. 

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 lutego 2023 r., 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP:

Chodzi zatem o to, by kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym. Tym samym prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego. Zatem, w świetle art. 106e ustawy, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Zgodne bowiem z literalnym brzmieniem ww. przepisu, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery – według prowadzonej przez podatnika ewidencji.

Zasady numeracji faktur powinna określać polityka rachunkowości jednostki (t.j. podatnika). I tak w ramach osobnych serii można zastosować numerację dla:

1) każdego klienta,

2) rodzaju sprzedaży,

3) oddziałów lub zakładów podmiotu,

4) transakcji krajowych i wewnątrzwspólnotowych,

5) faktur sprzedażowych i faktur korygujących osobno.

Numer faktury może zawierać cyfry oraz symbole literowe. Numerację możemy prowadzić w cyklu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. Istnieje możliwość prowadzenia numeracji w cyklu narastającym, przez wszystkie lata obrachunkowe podmiotu.

Mając na względzie powyższe, co w sytuacji gdy podatnik w ramach wystawionych faktur VAT dokonał nieprawidłowego zanumerowania faktury, sprzecznie z dotychczasowym porządkiem z jego ewidencji? (np. zamiast faktury nr 3, po fakturze nr 2 za listopad 2024 r., określił taką fakturę numerem 26).

Wskazany błąd w numeracji nie stanowi błędu, który prowadziłby do zakwestionowania faktury przez urząd skarbowy. Błędna numeracja faktury VAT stanowi tzw. wadliwość mniejszej wagi.

W związku z tym, jeżeli na fakturach występują wadliwości mniejszej wagi, to nie ma żadnych podstaw, aby taki dokument został uznany za nieważny ( o ile jedyną wadą faktury jest błąd w numeracji). Do błędów mniejszej wagi zalicza się bowiem błędy, które nie mają wpływu na sam przedmiot i podstawę opodatkowania, czyli nie wpływają na wysokość podatku należnego oraz naliczonego, a tym samym prawa do odliczenia podatku. Wadliwość mniejszej wagi wykryta przez organ podatkowy podczas kontroli podatkowej nie ma żadnych negatywnych konsekwencji dla podatnika, zarówno wystawcy faktury, jak i jej odbiorcy.

 

Autor:

Tomasz Manterys- radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Primo Lege