Aktualności

Historia lubi się powtarzać – w 2018 roku mieliśmy do czynienia z kompleksowym wdrażaniem unijnych przepisów dotyczących RODO, a już 17 grudnia 2021 na terenie Unii Europejskiej zacznie obowiązywać Dyrektywa o sygnalistach. Jakie przedsiębiorstwa powinny dostosować się nowych przepisów już teraz, a jakie jeszcze mogą poczekać? Jakie zmiany wprowadza dyrektywa o sygnalistach? Na czym w ogóle polega ochrona sygnalistów i jak się przygotować na wejście w życie nowych przepisów?

Ochrona sygnalistów w Unii Europejskiej

Chociaż w polskim prawie istnieje kilka rozwiązań, które chronią osoby zgłaszające pewne nieprawidłowości (np. w kodeksie postępowania karnego jest to utajenie danych świadków, pokrzywdzonych czy instytucja świadka incognito,  a w kodeksie pracy – przepisy związane
z przeciwdziałaniem mobbingowi), to jednak dotychczas nie istniała legalna definicja sygnalisty, ani ustawa kompleksowo regulująca kwestię jego ochrony. W związku jednak z licznymi nadużyciami i aferami na kanwie międzynarodowej, Unia Europejska zdecydowała się rozwiązać tę kwestię, tworząc Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, potocznie nazywana Dyrektywą o sygnalistach. 

Nowe przepisy przyjęte przez Parlament Unii Europejskiej będą dotyczyły między innymi takich obszarów jak ochrona danych osobowych, zamówienia publiczne czy cyberbezpieczeństwo.

Choć dyrektywa ta weszła w życie już 16 grudnia 2019 roku, dopiero teraz mówi się o niej dużo więcej. Z czego to wynika? 17 grudnia 2021 roku mija dwuletni termin jej zaimplementowania
w krajach członkowskich. 

Kim jest sygnalista? 

Sygnalistą nazywana jest osoba, która dowiedziała się o naruszeniach prawa Unii Europejskiej w kontekście związanym z pracą (np. w ramach wykonywanych przez siebie obowiązków) i która, w celu zaprzestania tych praktyk, zgłasza je właściwym organom (ang. whistleblowing). Osobą tą może być zarówno pracownik, jak i osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, osoba w trakcie rekrutacji, były pracownik, wykonawca, dostawca… – wszyscy ci, którzy są narażeni na działania odwetowe ze strony podmiotu dokonującego naruszeń. 

Nieprawidłowości mogą mieć bardzo zróżnicowany charakter, jednak – nie ma co ukrywać – ich zgłoszenie potencjalnie może się negatywnie odbić na stosunku przełożonych, pracodawców współpracowników lub partnerów biznesowych wobec osoby zgłaszającej. Uchwalona w październiku 2019 roku dyrektywa ma zapewnić bezpieczeństwo sygnalistom, aby mieli przestrzeń przeciwdziałać nieprawidłowym praktykom. 

Co więcej, o ile zaistnieją uzasadnione podstawy pozwalające sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszeń prawa Unii Europejskiej, to sygnalista nie będzie ponosił odpowiedzialności za zniesławienie, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, obowiązku poufności, ani naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych w związku z dokonanym zgłoszeniem. Nie będzie można zgłosić wobec niego roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, prawa pracy lub prawa publicznego. 

Dyrektywa o sygnalistach wprowadza również domniemanie, że w przypadku poniesienia szkód przez sygnalistę, jest ona wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia. Oznacza to, że ciężar dowodu jest odwrócony i to do osoby wyrządzającej szkodę należy wykazanie, że przeprowadzone działania wynikały z należycie uzasadnionych powodów.

Kto będzie objęty dyrektywą o sygnalistach?

Do wdrożenia dyrektywy o sygnalistach będą zobligowane wszystkie podmioty prawnen w sektorze publicznym, tj. instytucje publiczne, a także w sektorze prywatnym, o ile zatrudniają powyżej 50 osób lub generują 10 milionów euro obrotu rocznie (wystarczy spełnienie jednego z tych kryteriów). Poza tym, mali i mikro przedsiębiorcy, którzy wykorzystują środki unijne lub startują w przetargach na zamówienia publiczne, również będą zobligowani do wdrożenia odpowiednich procedur związanych z ochroną sygnalistów. 

Ważne jest jednak podkreślenie, że podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników będą musiały wdrożyć dyrektywę o sygnalistach już 17 grudnia 2021 roku. W przypadku instytucji zatrudniających od 50 do 249 pracowników, termin ten został wydłużony o dwa lata, tj. do 17 grudnia 2023 roku.

Dyrektywa ta będzie miała na pewno niebagatelny wpływ na procedury compliance w przedsiębiorstwie, o których pisaliśmy już na naszym blogu, dlatego, przygotowując przedsiębiorstwo do wdrożenia nowych przepisów, warto mieć na względzie kompleksowość koniecznych zmian.

Jak wdrożyć dyrektywę o sygnalistach?

Podstawowym elementem, który jest niezbędny do wdrożenia dyrektywy ochraniającej sygnalistów, jest utworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń i wewnętrznych procedur, które będą zapewniały poufność zgłoszeń o nieprawidłowościach, dostęp do nich jedynie osobom upoważnionym, a także możliwość anonimowej komunikacji z osobą zgłaszającą. Może być to program informatyczny lub inny powszechny sposób, jak chociażby skrzynka na listy dostępna w siedzibie przedsiębiorstwa. Poza tym dyrektywa o sygnalistach wprowadza między innymi:

• wprowadzenie ewidencji zgłoszeń i obowiązek udzielenia informacji zwrotnej w rozsądnym terminie (nie dłuższym niż trzy miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia), 

• obowiązek zapewnienia łatwo dostępnych i zrozumiałych informacji o wewnętrznych procedurach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów, 

• umożliwienie sprawdzenia, zatwierdzenia lub poprawienia przez sygnalistę transkrypcji rozmowy telefonicznej z chwili zgłoszenia.

W kontekście ochrony sygnalistów, kluczowa jest również edukacja pracowników, że tego typu działania nie są „skarżeniem”, ani „donoszeniem”, a mają na celu poprawę bezpieczeństwa w funkcjonowaniu podmiotu i wyeliminowanie nadużyć, które – w przypadku chociażby kontroli – mogą nieść za sobą katastrofalne konsekwencje. 

Sankcje przewidziane w dyrektywie o sygnalistach

Kwestie sankcji w dyrektywie o sygnalistach zostały pozostawione do uregulowania państwom członkowskim Unii Europejskiej – zatem, dopóki nie zostanie uchwalona odpowiednia ustawa, nie można jednoznacznie określić, jakiej wysokości kary zostaną przewidziane, ani jaki charakter będą miały (administracyjny, cywilny czy karny). Przepisy unijne nakazują jednak, aby sankcjonowane były wszelkie działania związane z utrudnianiem dokonywania zgłoszeń, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów lub naruszenie obowiązku zachowania poufności ich tożsamości. 

Ochrona sygnalistów wymaga zatem wprowadzenia kompleksowych procedur, nad których wdrożeniem warto rozpocząć prace z odpowiednim wyprzedzeniem. Trzy lata temu, w 2018 roku, bardzo podobna sytuacja była w kontekście RODO – na kilka tygodni przed rozpoczęciem obowiązywania tej dyrektywy w Polsce, w związku ze ogromnym wzrostem zainteresowania, specjaliści w tej dziedzinie mieli bardzo ograniczoną dostępność, dlatego zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami już teraz.